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Qui gère le projet ERP ?

Les interlocuteurs du projet ERP

Une des problématiques du projet ERP est de trouver les bons interlocuteurs pour gérer les différentes phases du projet. Le choix n’est pas anodin si l’on considère que la démarche complète peut durer de plusieurs mois à plusieurs années en fonction de la taille de l’entreprise.

Les contraintes de gestion seront évidemment différentes en fonction de la taille du projet, du nombre d’utilisateurs clés, du mode projet, du périmètre fonctionnel, de la durée du projet, etc.

Le pilotage de projet en fonction de la taille du projet

Pour un projet TPE inférieur à 10 utilisateurs finaux, un dirigeant d’entreprise ou responsable pourra piloter le projet avec un démarrage progressif de la nouvelle solution.

Pour un projet PME entre 10 et 30 utilisateurs finaux, soit entre 5 et 10 utilisateurs clés, un chef de projet dédié est fortement recommandé.

Pour un projet PME au-delà de 30 utilisateurs finaux, au-delà de 10 utilisateurs clés, un chef de projet associé à une équipe projet est absolument nécessaire.

Le pilotage de projet en fonction du mode projet

Si le projet est en mode transfert de compétence, le rôle du chef de projet sera plus opérationnel et plus proche du logiciel et donc plus « informatique »

Dans un mode transfert de compétence, le pilotage sera plus organisationnel, intégrant une forte relation avec l’intégrateur et la coordination des équipes internes

Comprendre les différents modes projets d'un ERP

Les rôles du chef de projet

Le chef de projet n’a pas de rôle hiérarchique

Pour la plupart des projets ERP, il est fortement recommandé d’avoir un chef de projet dédié à cette tâche.

Cependant, le facteur clé de la réussite est d’animer le projet alors que le chef de projet n’a pas de pouvoir hiérarchique sur les équipes qu’il coordonne. Il est donc essentiel que la direction de l’entreprise soutienne ouvertement le projet, et qu’elle définisse des objectifs clairs à l’ensemble des participants au projet ERP.

Les rôles du chef de projet

Les principaux rôles du chef de projet sont :

L’organisation et la coordination du projet : Planning des équipes et des ressources, des salles, de la formation, etc.
Le suivi opérationnel de l’avancement de chaque groupe projet ou fonction
L’animation de différentes réunions et des comités, comité projet, comité de pilotage
Le suivi de la relation avec l’intégrateur et quelques fois l’éditeur
Le suivi des coûts et des délais
Le suivi de l’ensemble des documents et des délivrables
Le suivi de la qualité au travers du suivi de bugs, correctifs, livraisons, recettes, etc.

C'est un rôle essentiellement d'animation et de coordination.

Les qualités attendues du chef de projet ERP

Le chef de projet ERP n’est sûrement pas un spécialiste informatique maîtrisant un ou plusieurs langages de programmation, mais plutôt quelqu’un qui comprendra bien le métier et les contraintes des utilisateurs, qui sera sensible à l’organisation, et qui saura composer avec les équipes et trouver des compromis dans un souci d’optimum pour l’entreprise.

Les principales qualités attendues du chef de projet ERP sont :

Une très bonne capacité d’écoute, de communication et de négociation, en particulier en interne
Etre Autonome, très bien Organisé et rigoureux
Avoir une bonne capacité de compréhension des problématiques métier et informatique

Les qualités attendues pour réaliser le cahier des charges

Les qualités attendues pour réaliser le cahier des charges sont les suivantes :

Bien comprendre l’ensemble des processus métier de toute l’entreprise
Se positionner dans un besoin futur, sans être « déformé » par le système actuel
Faire preuve de discernement sur les demandes de compensation du système actuel
S’approcher des Best-practices pour ne pas réinventer ce qui existe déjà en standard
Bien comprendre vos spécificités de gestion vis-à-vis de l’offre standard des ERP, à ne pas confondre avec les spécificités dans votre métier
Rester le plus neutre possible vis-à-vis des services ou des velléités personnelles dans l’entreprise
Tenir compte des problématiques techniques et informatiques
Etre capable de rédiger un cahier des charges adapté à la lecture par les éditeurs / intégrateurs
Et enfin … être sûr de ne rien oublier

Comme on peut le constater, les qualités pour réaliser le cahier des charges ne sont pas nécessairement celles du chef de projet, car elles s’appuient essentiellement sur la bonne compréhension du métier de l’entreprise et une bonne connaissance des fonctions des ERP.

L’intérêt d’un consultant indépendant, cabinet conseil ERP

Constat : La rédaction du cahier des charges, c’est difficile !

Les compétences pour réaliser le cahier des charges ne sont pas les mêmes que pour gérer le projet !

Dans la plupart des PME, ces qualités n’existent pas en interne d’où l’intérêt de s’appuyer sur un spécialiste.

Qui n’a pas fait une première tentative en interne de réaliser le cahier des charges, sans résultat ?

Ce qui revient le plus souvent :

« le cahier des charges ERP, c’est un gros machin, on y a déjà passé beaucoup de temps, mais on ne sait pas par quel bout le prendre, on ne sait pas comment s’y prendre, comment impliquer les gens sans y retrouver le système actuel, comment le présenter pour qu’il soit compréhensible pour les fournisseurs, etc. »

Le constat est d’autant plus fort que l’ERP impacte tous les processus de l'entreprise, l’ensemble des services, et que la rédaction du cahier des charges va plus beaucoup loin que le simple constat de ce qui manque aujourd’hui !

Solution : S’appuyer sur un spécialiste ERP

La solution la plus efficace et la moins risquée est de s’appuyer sur les compétences d'un spécialiste ERP tel que Voxime.

Cela vous permettra :

De suivre une démarche constructive et efficace en déroulant un processus maîtrisé avec des tâches clairement définies et planifiées, et ainsi tenir les délais sans s’essouffler
De définir un processus adapté au métier, au rythme de l’entreprise et au temps disponible de chacun
De vous impliquer fortement dans le besoin fonctionnel et technique sans la contrainte de la rédaction ou du suivi de la procédure
De réduire les risques par manque de connaissance des ERP ou d’expérience de ce type de projet
De tendre vers une organisation vertueuse et vers les Best-practices, grâce à notre connaissance des ERP pour déterminer ce qui relève de processus standards ou de spécificités métiers

► Voxime vous assiste dans la rédaction du cahier des charges