Vous vous posez des Questions sur les ERP ?

ERP veut dire " Enterprise Ressources Planning "  …
Bon évidemment, cela ne va pas vous parler, même si vous êtes anglophone !

Il faut comprendre que " ERP " est une extension de " MRP ", " Manufacturing Ressource Planning ", que l'on peut traduire par "gestion de la production industrielle", qui s'est étendue à toute l'entreprise, " Enterprise " ; donc gestion de toute l'entreprise.

En France, on parle aussi de " PGI " pour " Progiciel de gestion intégré "
- Progiciel : pour logiciel packagée et paramétrable
- Gestion : pour … gestion de toute l'entreprise
- Intégré : que l'on peut aujourd'hui qualifier de " Partagé "

Un ERP est un Logiciel pour gérer toute l'entreprise.

Il est nécessairement conçu pour s'adapter à différents métiers et couvrir de multiples processus : ventes, achats, production, planning, service client, comptabilité, maintenance, SAV, etc.

PGI est la traduction française d'ERP … C'est donc la même chose ;-)

GPAO veut dire : " Gestion de Production Assistée par Ordinateur "

C'est donc une petite partie d'un ERP …

Cependant, les logiciels de GPAO ne se limitent évidemment pas à la production, et intègrent depuis longtemps les ventes, les achats, les stocks, …

Ainsi, le terme GPAO est encore utilisé pour décrire le logiciel de Gestion dans une entreprise industrielle, ce qui rejoint la notion d'ERP ou de PGI.

Les ERP couvrent en théorie toutes les fonctions de l'entreprise, ou tous les processus : ventes, achats, production, planning, service client, comptabilité, maintenance, SAV, etc.

Cependant, chaque ERP a son histoire, ses spécificités et il s'est généralement développé en fonction des demandes client.

Ainsi, des fonctions comme la comptabilité, la maintenance, la paie, ne sont toujours pas intégrées dans les ERP.

On peut considérer certains ERP comme généraliste, c'est-à-dire qu'ils peuvent répondre à tous les métiers.

D'autres sont plutôt spécialisés vers un secteur d'activité ou une niche très particulière, par exemple construction métallique ou salle des ventes …

Voxime propose une lecture inédite des ERP par type d'activité, secteur d'activité et spécificités.

Cf : Couverture fonctionnelle des ERP

Un ERP métier est un progiciel qui a été conçu autour d'une problématique métier plus ou moins spécifique.

Par exemple pour l'agro alimentaire, avec toutes les problématiques et contraintes habituelles de l'agro
- ou plus finement pour le métier des maraichers avec les particularités
- ou encore plus finement pour les vendeurs de salades

Quand l'ERP est spécialisé dans un domaine très précis, on parle " d'ERP de niche " car il y a peu de clients potentiels.

Les intégrateurs d'ERP généralistes réalisent parfois des packages pré-paramétrés pour répondre à une problématique métier, on parle ainsi d'ERP vertical ou verticalisé.

Un ERP est par principe paramétrable et adaptable à chaque client.

Ainsi, un ERP métier est conçu pour s'adapter à de multiples cas d'entreprises différentes autour d'un même métier.

Evidemment, un ERP de niche sera nécessairement moins adaptable qu'à un ERP qui s'adresse à un secteur d'activité comme l'agro alimentaire, l'industrie mécanique, etc.

Un ERP vertical ou verticalisé est un ERP généraliste qui a été adapté pour répondre à un secteur d'activité.

Il est nécessairement packagé.

Les licences sont spécifiques et généralement vendues en plus du progiciel standard.

Il existe peu de sources répondant à cette question !

On peut dire qu'en France, il existe plusieurs centaines d'ERP plus ou moins " spécialisé métier ".

J'avais entendu le chiffre de plus de 1500 ERP francisés … A confirmer !

Il existe des ERP pour toutes les activités, pas nécessairement connus, et quelques fois peu lisibles dans les méandres des moteurs de recherche !

cf : La couverture fonctionnelle des ERP pour les PME.

Les ERP peuvent être qualifiés sur 2 axes évidents :

- La couverture fonctionnelle : large sur le papier, en réalité il existe des différences très fortes entre tous les ERP

- La taille de l'entreprise = TPE, PME, GME, Groupe, etc.

La différence réside dans le prix d'achat et le coût de l'investissement lié à l'intégration, mais aussi par des fonctions spécifiques comme la gestion en multi-société, multidevise, grand import, export international, comptabilité ifrs, etc.

Ensuite les ERP se distinguent par leur réponse à :

- L'activité = négoce, distribution, production, service, sous-traitance, logistique, etc.

- Le secteur d'activité : ERP plus ou moins adapté ou vertical métier

- Les spécificités complémentaires : extrêmement importantes et différenciantes, comme la gestion à l'affaire, les fournisseurs GMS/GSB, Agro alimentaire, Aéronautique, automobile, militaire, etc.

cf : La couverture fonctionnelle des ERP pour les PME.

Par nature, tous les services ou processus sont concernés par les ERP.

Cependant, les ERP n'adressent pas tous les métiers avec la même pertinence,

voir : La couverture fonctionnelle des ERP pour les PME.

Un développement spécifique va répondre aux besoins tels que décrits par les utilisateurs au moment de l'analyse, avec sa réponse métier normalement très bonne, mais souvent en reproduisant des pratiques ancestrales ou inadaptées.

De plus, le développement spécifique demandera l'intervention systématique des développeurs pour faire évoluer la solution.

Ces solutions s'avèrent souvent inadaptées au bout de quelques années, lorsque les développeurs initiaux sont partis vers d'autres chemins ou que les outils de développement deviennent obsolètes.

A l'inverse, un ERP va s'appuyer sur les bonnes pratiques " métier " et porter les utilisateurs vers une efficacité accrue.

Ainsi, l'ERP est adaptable et paramétrable. Il est donc naturellement plus pérenne dans le temps.

Un ERP sera par principe adaptable et paramétrable au besoins actuels, mais aussi plus pérenne dans le temps puisqu'il pourra évoluer en fonction de la croissance de l'entreprise.

Une solution spécifique, ou un logiciel métier, " Best of bread " sera généralement plus efficace sur la partie métier, mais impliquera des interfaces et des liens vers les autres logiciels et fonctions.

La solution spécifique sera donc moins transversale et moins partagée et souvent moins évolutive qu'un ERP.

L'ERP est efficace car il s'appuie sur les bonnes pratiques et des processus "standard", tout en s'adaptant aux spécificités de l'entreprise.

70% des entreprises ayant intégré un ERP pointe comme premier point positif, " l'amélioration de la productivité des salariés " et 68% disent que le logiciel " améliore la collaboration interne et externe " (source cxp).

Les ERP sont construits et maintenus par des éditeurs de logiciel.

Les intégrateurs, ou les installateurs des logiciels sont :

- soit indépendants, donc distributeurs des solutions logiciel du marché

- soit les éditeurs eux même. On parle alors d'éditeur/intégrateur

Les éditeurs/intégrateurs sont généralement positionnés sur les " petites " solutions, TPE, PME.

Ils disent que leur avantage est de n'avoir qu'un seul interlocuteur, sans intermédiaire.

Les éditeurs indépendants sont généralement plus gros, et présentent l'avantage d'avoir une force de développement plus conséquente, donc des évolutions majeures plus régulières et une pérennité d'entreprise plus importante … too big to fail !

Cela peut avoir l'inconvénient d'un mode projet plus complexe et perçu comme lourd, ou de ne pas être écouté du fait de la différence de taille.

D'abord, il s'agit de 2 modes financiers différents. L'achat de licence va déclencher un investissement, la location une charge. C'est donc une stratégie financière de l'entreprise.

Ensuite, il s'agit d'adapter la maintenance de l'infrastructure en fonction de la société.

Ainsi, pour une entreprise n'ayant pas de structure informatique dédiée, la solution de la location hébergée à l'extérieur permet de simplifier la gestion opérationnelle des serveurs et de l'infrastructure.

Le mode hébergé à l'extérieur est de plus en plus plébiscité. Il implique une sécurité maîtrisée et des débits réseaux suffisants.

Les coûts des solutions hébergées sont nécessairement plus importants que l'investissement des licences et des serveurs.

Presque tous les éditeurs et intégrateurs proposent aujourd'hui des solutions d'hébergement, associé ou pas à la location des licences, le mode saas.

Le projet ERP doit être mené par une équipe projet, représentative des fonctions de l'entreprise.

L'équipe projet a comme principal sponsor la direction de l'entreprise, car les enjeux sont majeurs.

Un chef de projet interne gère le suivi opérationnel et fonctionnel de l'intégration.

Le chef de projet n'est surtout pas informaticien, mais plutôt un homme métier qui a une connaissance transversale de l'entreprise.

 La difficulté majeure pour une entreprise est de confier cette tâche à quelqu'un qui devra :

- Bien comprendre tous les processus métier de l'entreprise

- Se positionner dans un besoin futur, sans être " déformé " par le système actuel

- Faire preuve de discernement sur les demandes de compensation du système actuel

- S'approcher des bonnes pratiques pour ne pas réinventer ce qui existe déjà en standard

- Bien comprendre les spécificités métier vis-à-vis de l'offre standard des ERP

- Rester le plus neutre possible vis-à-vis des services ou des velléités personnelles dans l'entreprise

- Tenir compte des problématiques techniques et informatiques

- Etre capable de rédiger un cahier des charges adapté à la lecture par les éditeurs / intégrateurs

- Et enfin … être sûr de ne rien oublier !

Cette personne n'existe généralement pas dans l'entreprise.

Bon nombre d'entreprises ont déjà commencé la démarche de rédaction du cahier des charges de façon empirique, mais le projet se heurte à la non disponibilité des opérateurs et responsables et au manque d'expérience de rédaction du cahier des charges.

Seul un cabinet externe est capable de dérouler une procédure clairement définie sur un planning maîtrisé, là où l'entreprise a mis des années à "accoucher" de bribes de besoins.

De plus, un cabinet spécialisé pourra apporter un recul sur les processus de l'entreprise et proposer une vision différente, plus efficace.

Enfin, l'expert pourra discerner le vrai besoin de la compensation d'un système actuel souvent obsolète et inadapté.

L'une des problématiques majeures d'une société est de choisir un cabinet indépendant des éditeurs ou intégrateurs.

S'il y a conflit d'intérêt, le projet aboutit généralement sur des solutions pas ou peu adaptées, avec au minimum un risque de dérapage du projet en délai et en coût, et au pire au plantage du projet.

Mais … Comment vérifier l'indépendance d'un cabinet ?

1) L'évidence même : Ne pas vendre directement un ERP ce qui présente un conflit d'intérêt majeur.

Solution : Vérifier le catalogue commercial, site internet du cabinet, site société.com, etc. pour détecter les liens de gérance ou de direction entre entreprises.

2) Vérifier les solutions qui ont gagnées sur les références du cabinet.

Si récurrence forte d'une même solution = Doute majeur, car il n'existe pas une solution qui puisse être valable partout, même dans des métiers similaires.

3) Méfiez-vous des remises fortes comme " la phase de rédaction est offerte " … ce qui cache souvent une autre façon de financer ces remises !

4) Vérifier qu'il n'y a pas qu'une consultation de façade, avec en réalité qu'un seul ou 2 éditeurs consultés.

Solution = Vérifier que la consultation est effective, vers des intégrateurs qui répondent vraiment !!

5) Impliquez vous dans la lecture des réponses en appui du consultant spécialisé pour partager l'évaluation des solutions.

Le coût est proportionnel à la taille de l'entreprise car il dépend essentiellement du périmètre fonctionnel et du nombre de processus à évaluer.

Exemple d'enveloppe budgétaire : Pour une TPE, comptez de 15 à 20 jours, pour une PME comptez de 20 à 30 jours, pour une GME, comptez de 30 à 50 jours.

Evidemment, ces chiffres peuvent être ajustés en fonction du métier de l'entreprise ou de la complexité des flux, par exemple pour le configurateur de données techniques, les flux inter-sociétés, le grand import, etc.

Les documents que je préconise sont :

- Un cahier des charges qui décrit l'entreprise, le projet, le système actuel et surtout qui définit les processus cibles

- Un cahier de réponse qui reprend l'essentiel des chapitres du cahier des charges, et adapté à une lecture simple et efficace

- Dans certains cas, une charte de confidentialité peut être demandée avant l'envoi du cahier des charges.

Il n'existe pas un modèle de cahier des charges qui puisse répondre à tous les cas de figure.

Et surtout, n'utilisez pas des listes Excel avec des centaines de questions, car

- cela tend à surévaluer de façon forte le besoin donc le chiffrage,

- et d'autre part, cela ne définit pas les processus cibles, ni le contexte. Cela donne la possibilité aux intégrateurs de répondre oui à des questions, même s'ils se doutent que le contexte ne permettra pas d'utiliser la fonction proposée en standard !

Par exemple, vous demandez à ce que " le système puisse répondre à la gestion d'affaire "

=> Tous les ERP du marché peuvent répondre oui.

Et ce sera légitime s'il s'agit d'une gestion d'affaire sous la forme d'un axe d'analyse transversal à tous les processus, ce qui est standard chez tous les acteurs du marché.

Cependant, si vous avez besoin d'une gestion d'affaire qui définisse des budgets, des phases de projet et un plan de facturation indépendant de la livraison, un cut-off, la question est très insuffisante ...

et encore plus si vous souhaitez construire une affaire de toute pièce avec des produits inexistants, comme pour le BTP.

Dans les 3 cas, on parle de gestion à l'affaire dans les ERP, mais assez peu d'ERP savent répondre au 2ème type, et très très peu d'ERP savent répondre au 3ème type d'affaire !

Il s'agit d'un projet d'entreprise car :

- d'une part, l'ERP couvre tous les processus de l'entreprise

- d'autre part, un projet ERP nécessite une implication forte de l'équipe projet et des utilisateurs référents. Cela représente TOUJOURS plusieurs centaines de jours-homme en interne

- enfin, les budgets d'investissement représentent des sommes significatives, généralement 1 à 2% du CA de l'entreprise

En cela, il s'agit d'un projet d'entreprise, qui doit nécessairement être FORTEMENT soutenu par la direction.

On peut généralement estimer que l'investissement d'un ERP est de l'ordre de 1 à 2% du CA de l'entreprise.

Ensuite, il y a un coût de maintenance annuel.

Maintenance sur les licences :

La maintenance est proportionnelle au coût des licences.

Elle représente un coût annuel de 18% à 20% des licences avant remise.

La maintenance débute souvent à l'installation du système, et non pas au démarrage de la solution, soit 1 à 2 ans plus tard, ce qui peut être perçu comme abusif dans la mesure où c'est l'équipe projet qui est sollicité dans la phase de mise en œuvre et non pas la hotline.

Certains intégrateurs peuvent proposer des TMA qui intègre une enveloppe d'intervention annuelle. Dans ce cas, la maintenance peut atteindre plus de 30% des licences par an.

Maintenance sur les développements :

Très peu de fournisseurs ERP facturent de la maintenance sur les développements spécifiques et les interfaces.

C'est une pratique courante pour les développeurs de solutions spécifiques à 100%, ou les outils sous la forme de boîte à outil fortement paramétrables.

Dans le cadre d'un ERP où l'on considère plus de 80 à 90% de paramétrage standard, cette pratique n'est absolument pas justifiée.

Pour la plupart des dossiers de PME, un projet ERP n'est pas un projet technique ou informatique.

Bien sûr, il faudra faire des choix d'infrastructure, et participer à la réalisation de certaines tâches " informatiques ", comme la reprise des données ou la réalisation des états.

Dans une PME, le projet doit être piloté par un acteur fonctionnel qui aura les qualités d'un chef de projet.

Idéalement, il sera dédié au projet dans ses phases les plus denses, notamment, lors des phases de tests et de recettes.

Dans les plus grosses entreprises, le projet est toujours piloté par un spécialiste de la gestion de projet (PMO).

Les qualités requises pour le chef de projet ERP dans l'entreprise :

1) il a une bonne connaissance de l'entreprise et de ses processus pour bien appréhender les demandes des référents du projet

2) Il est convaincu du bien fondé du projet

3) il est reconnu dans l'entreprise et soutenu par la direction

4) Il est bon communiquant car il devra piloter des personnes qui ne seront pas sous sa responsabilité

5) Il est bon planificateur pour orchestrer intelligemment les plannings en tenant compte des contraintes de l'entreprise qui continue à fonctionner

6)  Il est bon négociateur vis-à-vis de l'intégrateur dans la gestion des enveloppes budgétaires

7) Il a des qualités d'arbitrage vis-à-vis des demandes des utilisateurs clés

8) Il a un bon esprit d'ouverture pour amener l'entreprise actuelle vers les bonnes pratiques dans un souci d'efficience

9) Il a quelques connaissances informatiques pour comprendre l'architecture des systèmes d'information

10) il comprendra aisément le fonctionnement de l'ERP

Et ...

11) Idéalement, il sera très à l'aise avec Excel pour la reprise des données.

12) Dans les PME, le chef de projet doit comprendre dans le détail l'ERP, au moins au niveau du paramétrage de base. Il sera ainsi le premier niveau de support des utilisateurs clé.