Un consultant fonctionnel au service des PME
Un consultant fonctionnel au service des PME
Le cahier des charges n’est pas un cahier de spécifications détaillées pour un développement spécifique qui décrit en détail le modèle des données, les écrans, les calculs et les algorithmes.
Le cahier des charges d’un ERP est un document qui va exprimer de façon détaillée vos besoins métier et fonctionnels en définissant ce qui est attendu, le quoi, sans nécessairement définir le comment.
Voir aussi le choix d'un progiciel CRM, GPAO, GMAO, SAV, WMS
Toute demande surqualifiée aboutie à des surcoûts qui peuvent rapidement se chiffrer rapidement sur le projet en dizaines de jours/hommes de paramétrage et de formation pour l’intégrateur.
Toute demande trop floue pourra être mal interprétée et aboutir à des incompréhensions lors de la mise en œuvre.
Le document cahier des charges contient une partie descriptive des besoins et des processus attendus ainsi qu’une partie dédiée à la réponse, souvent sous forme de tableau ou de grille.
Le document principal du cahier des charges présente votre entreprise, votre projet et vos besoins fonctionnels et techniques. C’est la partie descriptive. Le document est fourni au format pdf non modifiable.
Les rubriques généralement développées dans le cahier des charges sont :
Présentation de l’entreprise : La structure des sociétés, l’organisation, les services, les activités, le chiffre d’affaire, les produits
La présentation du projet : L’origine du projet, les enjeux attendus, les sponsors, l’équipe projet, les critères de réussites
Les spécificités du projet : Les spécificités du dossier vis-à-vis des fonctionnalités standard des ERP
Le périmètre fonctionnel et géographique attendu
La taille du projet : Le nombre potentiel d’utilisateur
Les objectifs de délai
Architecture technique existante, serveur, réseau et poste pour évaluer les besoins en matériel
Les logiciels existants pour comprendre la culture interne et comprendre les interfaces
La volumétrie existante : pour évaluer la taille du projet au sens informatique et la reprise des données
Les attentes des utilisateurs et les généralités sur l’ergonomie
Les attentes techniques, les contraintes informatiques, et la sécurité
Les outils de réalisation des états et reportings, et les attentes décisionnelles en Business intelligence (BI)
Les attentes en communication et échange des données
Les interfaces attendues
La gestion documentaire, la GED
Présentation des besoins fonctionnels par processus en adéquation avec le périmètre et le métier de l’entreprise : La CRM, le commerce, l’administration des ventes (ADV), la gestion d’affaire, la gestion de projet, les données techniques, les achats, les approvisionnements, la logistique et les stocks, la logistique avancée ou WMS, la production industrielle, la qualité, la comptabilité et la finance, le pilotage de l’entreprise, la maintenance.
Chaque processus est déclinée par fonction, par exemple pour les appros : la demande d’achat, l’appel d’offre, la commande d’achat, la réception, la facturation.
Sur toute cette partie fonctionnelle, les besoins doivent être suffisamment détaillés pour ne pas donner lieu à des incompréhensions par les éditeurs/intégrateur.
Il est préférable de ne présumer de rien pour ne pas être surpris dans la suite de projet ERP par des manques sur des éléments qui semblaient pourtant « évidents ».
Le meilleur moyen est de décrire en détail les processus attendus, et pour chaque processus de déterminer les données, les fonctions, les états et reportings attendus.
Dans certains cas, on peut identifier des points d’ergonomie particuliers, comme des glisser déplacer.
On peut aussi déterminer des besoins technologiques, comme le besoin de travailler sur terminal, tablette ou smartphone.
Un document de réponse sous forme de grille est fourni en complément du document principal.
Ce document en grille permet :
La grille de réponse reprend point par point l’ensemble du document principal :
La grille de réponse intègre en plus :
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